Resumen Rápido
Una plataforma de notas para colegios es un sistema informático diseñado para administrar y gestionar las calificaciones y el rendimiento académico de los estudiantes en un colegio o institución educativa. También suelen llamarlos software de notas para colegios.
Estas plataformas suelen ofrecer diversas funciones, como la entrada de calificaciones por parte de los docentes, la visualización de calificaciones por parte de los estudiantes y sus padres, definición de los criterios de calificación, la generación de informes de progreso académico, la comunicación entre profesores, estudiantes y padres, entre otras.
Estas plataformas pueden ser tanto aplicaciones web como aplicaciones móviles, y su objetivo principal es facilitar la gestión de la información académica y mejorar la comunicación entre todos los actores involucrados en el proceso educativo.
Además, algunas plataformas también pueden incluir funciones adicionales, como la gestión de horarios, tareas y actividades extracurriculares.
Mejores Plataformas de Notas para Colegios en Colombia
Veamos un listado de plataformas para la gestión integral de instituciones educativas. El orden que daremos a continuación a cada plataforma no indica que una sea mejor que otra, esta a tu criterio seleccionar la que mejor se ajuste a las necesidades especificas de la institución.
1. Plataforma Syscolegios
Esta es una plataforma integral que permite administrar, no solo las notas de los colegios si no también todas las principales áreas cruciales que concentran la administración de un entorno educativo.
Esta plataforma se centra principalmente en instituciones de educación media del territorio Colombiano. Asegura implementar todas las normas vigentes.
Puedes encontrar mas información o ponerte en contacto con ellos desde https://www.syscolegios.com/.
2. Plataforma Cibercolegios
Es un sistema de gestión educativa que permite la integración de los procesos académicos, de comunicación y administrativos de Instituciones Educativas de preescolar, básica y media a nivel nacional. Puedes acceder a ella desde la web o desde su app.
Cuenta con una experiencia de mas de 17 años. Ofrece tres planes diferentes, puedes encontrar mas información en https://webpage.cibercolegios.com/index.php.
3. Plataforma PuntoEdu
Es un sistema de información escolar. Cuenta con módulo de administración, módulo del docente, módulo del estudiante y del padre. También cuenta con su propia aplicación móvil.
Se encuentra ya implementada en mas de 125 instituciones. Encuentra mas información en https://puntoedu.co/.
4. Plataforma Académica Web
Se presentan como un ecosistema de servicios especializados para colegios y en general cualquier institución educativa.
En el año 2020 contaban con presencia en mas de 200 instituciones. Cuentan con mas de 21 años de experiencia y su entorno es bastante completo y fácil de usar.
Cuenta con una aplicación móvil e incluye un módulo especial para la elecciones del gobierno escolar. Puedes encontrar mas información en https://web.colpegasus.com/.
5. Plataforma SistemaSaberes
Esta plataforma educativa para la gestión escolar mejora la gestión académica, financiera y de convivencia escolar de forma fácil y segura.
«Fortalece la comunicación y el vínculo entre el colegio y las familias, con el mejor software para colegios.» mencionan en su sitio web.
Permite la gestión de notas, genera boletines y certificados, centraliza todos los datos, organiza los cobros y cartera de la institución y documenta los casos de convivencia escolar.
Encuentra mas información en su sitio web https://www.sistemasaberes.com/.
6. Plataforma Sised
Esta plataforma de notas para colegios, es una completa plataforma web de administración de los procesos administrativos y académicos de los colegios públicos y privados.
Además de módulos de matricula, control de asistencia, encuestas en línea y observador del estudiante; permite realizar las jornadas de votación para elegir el representante estudiantil.
Encuentra mas información sobre la plataforma en https://sised.com.co/sised9/.
Módulos de las Plataformas de Notas
Las plataformas de notas para colegios suelen ofrecer una variedad de módulos o características para satisfacer las necesidades de gestión académica y administrativa de la institución educativa.
Algunos de los módulos comunes que se pueden encontrar incluyen:
Módulo de Gestión de calificaciones
El módulo de gestión de calificaciones es una de las características fundamentales de las plataformas de notas para colegios.
Este módulo permite a los profesores ingresar, administrar y calcular las calificaciones de los estudiantes para diversas asignaturas y evaluaciones.
En este módulo los profesores pueden ingresar las calificaciones de los estudiantes de manera manual en el sistema. Esto incluye notas de exámenes, trabajos, proyectos, participación en clase, entre otros tipos de evaluaciones.
Generalmente ofrece flexibilidad en cuanto a la configuración de los sistemas de calificación. Esto significa que los profesores pueden establecer diferentes criterios de evaluación, pesos de notas y escalas de calificación según las necesidades de su curso y la política de la escuela.
La plataforma puede calcular automáticamente las calificaciones finales basadas en los criterios establecidos por el profesor. Esto incluye la suma de puntos, el promedio ponderado, o cualquier otro método de cálculo definido por el profesor.
Una vez que las calificaciones han sido ingresadas, los estudiantes y sus padres suelen poder acceder a ellas a través de la plataforma. Esto proporciona transparencia y permite a los estudiantes y padres realizar un seguimiento del progreso académico en tiempo real.
El módulo de gestión de calificaciones suele mantener un historial de calificaciones para cada estudiante, permitiendo un seguimiento a largo plazo del rendimiento académico y facilita la identificación de tendencias y áreas de mejora.
Algunas plataformas pueden enviar notificaciones automáticas a estudiantes y padres cuando se ingresan nuevas calificaciones o cuando se alcanzan ciertos hitos académicos, como la publicación de un boletín de calificaciones trimestral.
Los sistemas de gestión de calificaciones de este tipo, adoptan medidas de seguridad y privacidad robustas para proteger la información confidencial de los estudiantes, lo que puede reflejarse en métodos de autenticación de usuarios, cifrado de datos y controles de acceso.
El módulo de gestión de calificaciones es una de los mas importantes en las plataformas de notas para los colegio, ya que es una herramienta poderosa que permite a los profesores, estudiantes y padres realizar un seguimiento del progreso académico.
Módulo de Gestión de asistencia
El módulo de gestión de asistencia es otra característica importante que se encuentra comúnmente en las plataformas de notas para colegios.
Este módulo permite a los profesores y administradores realizar un seguimiento preciso de la asistencia de los estudiantes a clases ya que pueden registrar la asistencia de los estudiantes a cada clase.
Esto se puede hacer de manera manual, marcando la presencia de cada estudiante, o en algunos casos, utilizando sistemas automatizados de registro de asistencia, como tarjetas de proximidad o códigos QR.
El módulo de gestión de asistencia permite identificar fácilmente a los estudiantes que están ausentes en una clase específica. Esto permite hacer un seguimiento de las ausencias y tomar las medidas necesarias, como comunicarse con los padres o proporcionar material de clase adicional.
Permite generar informes de asistencia que muestran la asistencia de los estudiantes a lo largo del tiempo. Estos informes pueden ser útiles para identificar patrones de asistencia y tendencias de ausentismo.
Algunas plataformas pueden enviar notificaciones automáticas a los padres cuando un estudiante falta a clase, lo que puede ayudar a los padres a estar al tanto del ausentismo de sus hijos y tomar medidas para abordar cualquier problema subyacente.
El módulo de gestión de asistencia suelen estar integrados con otras características de la plataforma, como el módulo de gestión de calificaciones. Por ejemplo, algunos sistemas pueden tener en cuenta la asistencia al calcular la participación en clase como parte de la evaluación del rendimiento académico.
El módulo se convierte en una herramienta importante que ayuda a realizar un seguimiento preciso de la asistencia de los estudiantes y a identificar y abordar cualquier problema relacionado con el ausentismo.
Módulo de Comunicación
Esta diseñado para facilitar la interacción entre profesores, estudiantes y padres. Puede ofrecer opciones para la comunicación a través de mensajería interna, notificaciones automáticas y foros de discusión, lo que lo convierte en un módulo con una función clave en las plataformas de notas para colegios.
Las plataformas suelen ofrecer sistemas de mensajería interna que permiten a los usuarios comunicarse entre sí dentro de la plataforma. Los profesores pueden enviar mensajes a estudiantes y padres, y viceversa. Esto facilita la comunicación directa y privada entre los miembros de la comunidad educativa.
Pueden enviar notificaciones automáticas por correo electrónico o mensajes de texto para informar sobre eventos importantes, como la publicación de nuevas calificaciones, ausencias de los estudiantes, fechas límite de tareas, entre otros.
Estas notificaciones mantienen a todos los involucrados informados y actualizados sobre lo que está sucediendo en la escuela.
Suelen incluir foros de discusión donde los profesores, estudiantes y padres pueden participar en conversaciones sobre temas relacionados con la educación.
Con la creciente popularidad de la educación a distancia y el aprendizaje en línea, algunas plataformas pueden integrar herramientas de videoconferencia facilitando la comunicación en tiempo real incluso cuando no están físicamente en la escuela.
Los profesores pueden utilizar el módulo de comunicación para compartir recursos educativos con los estudiantes, como documentos, presentaciones, enlaces a sitios web útiles, entre otros. Lo que ayuda a enriquecer la experiencia de aprendizaje y facilita el acceso a material educativo relevante.
Algunas plataformas permiten la creación y gestión de grupos específicos, como grupos de estudiantes por grado o asignatura, grupos de padres, grupos de trabajo para proyectos escolares, etc.
Todas estas comunicaciones a través de la plataforma deja un registro de las comunicaciones realizadas, lo que proporciona un historial de todas las interacciones entre profesores, estudiantes y padres, lo que puede ser útil para hacer un seguimiento de las conversaciones, recordar detalles importantes y mantener una línea clara de comunicación.
Este módulo mejora la colaboración y el compromiso con el proceso educativo.
Módulo de Calendario escolar
El módulo de calendario escolar es una función esencial en las plataformas de notas para colegios, diseñado para proporcionar información sobre eventos, actividades y fechas importantes dentro del calendario académico de la institución educativa.
Muestra una lista de eventos planificados en la escuela, como feriados, vacaciones escolares, días de salida anticipada, días de medio día, eventos deportivos, actividades culturales, entre otros. Esto ayuda a mantener informados a estudiantes y padres sobre las actividades planificadas en la escuela.
En él, se pueden incluir fechas relacionadas con exámenes, pruebas y evaluaciones para que los estudiantes puedan prepararse adecuadamente para estas evaluaciones.
Algunas plataformas integran los horarios de clases dentro del calendario escolar, proporcionando a los estudiantes una visión general de los horarios de clases y facilitando la planificación de actividades extracurriculares.
Las plataformas pueden enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o mensajes de texto sobre eventos y fechas importantes que se acercan.
Los usuarios suelen poder personalizar el calendario escolar según sus preferencias individuales. Por ejemplo, pueden optar por ver solo ciertos tipos de eventos, filtrar eventos por categorías específicas, o suscribirse a ciertos eventos para recibir notificaciones.
El calendario escolar a menudo se integra con otros módulos de la plataforma, como el módulo de comunicación y el módulo de tareas para mejorar la coordinación entre las actividades planificadas y la comunicación relacionada con esos eventos.
Las plataformas de notas para colegios permiten a sus usuarios el acceso al calendario escolar desde diferentes dispositivos, como computadoras de escritorio, laptops, tabletas y teléfonos inteligentes, lo que garantiza que esté disponible en todo momento y en cualquier lugar.
Módulo de Gestión de tareas y deberes
El módulo de gestión de tareas y deberes es otra de las características mas importantes en las plataformas de notas para colegios, diseñado para facilitar la asignación, seguimiento y entrega de tareas por parte de los profesores, así como para que los estudiantes administren sus responsabilidades académicas.
Los profesores pueden crear y asignar tareas a los estudiantes a través de la plataforma. Pueden especificar detalles como la descripción de la tarea, la fecha de vencimiento, los recursos necesarios y cualquier otro requisito relevante.
Una vez que se asigna una tarea, los estudiantes reciben notificaciones automáticas a través de la plataforma, lo que les informa sobre la tarea nueva y los detalles relacionados. Así, los estudiantes estarán al tanto de sus responsabilidades académicas y puedan comenzar a trabajar en ellas para cumplir los plazos de entrega.
Tanto los profesores como los estudiantes pueden realizar un seguimiento del progreso de las tareas asignadas a través del módulo de gestión de tareas. Los profesores pueden ver qué estudiantes han completado y enviado sus tareas, mientras que los estudiantes pueden verificar el estado de sus tareas, incluido si están completas, pendientes o vencidas.
Los estudiantes pueden completar y enviar sus tareas a través de la plataforma, ya sea adjuntando archivos, escribiendo respuestas en línea o utilizando cualquier otro método especificado por el profesor. Esto simplifica el proceso de entrega de tareas y elimina la necesidad de tareas en papel.
Una vez que los estudiantes entregan sus tareas, los profesores pueden revisarlas y proporcionar retroalimentación directamente a través de la plataforma. Pueden agregar comentarios, corregir errores y proporcionar sugerencias para mejorar el trabajo del estudiante.
La plataforma puede enviar recordatorios automáticos a los estudiantes sobre las fechas de vencimiento próximas de las tareas.
Los estudiantes pueden usar el módulo de gestión de tareas para organizar sus responsabilidades académicas, mantener un registro de las tareas pendientes y planificar su tiempo de estudio de manera efectiva.
Módulo de Informes académicos
El módulo de informes académicos es una función crucial en las plataformas de notas para colegios, diseñado para generar y proporcionar informes detallados sobre el rendimiento académico de los estudiantes.
Los profesores y administradores pueden generar informes académicos que muestran el rendimiento de los estudiantes en diversas áreas, como calificaciones por asignatura, promedios generales, asistencia, comportamiento, participación en clase, entre otros aspectos relevantes.
Los informes académicos suelen ser personalizables, lo que permite a los usuarios seleccionar qué información incluir en el informe (como pueden ser observaciones para el boletín de calificaciones personalizadas), cómo se presenta y el formato en el que se genera el informe (por ejemplo, PDF, documento de texto, formato digital, etc.).
Están disponibles para profesores, estudiantes y padres a través de la plataforma, lo que facilita el acceso a la información académica y promueve la transparencia en el proceso educativo.
Proporcionan una visión general del progreso académico de los estudiantes a lo largo del tiempo. Los profesores y los padres pueden utilizar estos informes para identificar tendencias, áreas de mejora y áreas de fortaleza en el rendimiento académico de los estudiantes.
Los informes académicos también pueden incluir datos comparativos, como comparaciones entre el rendimiento de un estudiante en diferentes períodos de tiempo, comparaciones con el rendimiento de otros estudiantes en la misma clase o nivel, o comparaciones con estándares académicos establecidos.
Permiten la posibilidad de incluir comentarios y recomendaciones por parte de los profesores para cada estudiante. Estos comentarios proporcionan información específica sobre el rendimiento académico de cada estudiante, áreas de mejora y sugerencias para el desarrollo futuro.
También pueden servir como parte del historial académico de los estudiantes, proporcionando una documentación completa de su rendimiento académico a lo largo del tiempo.
Módulo de Gestión de estudiantes
Este módulo esta diseñado para hacer mas fácil el administrar y mantener información detallada sobre los estudiantes matriculados en la institución educativa.
El módulo de gestión de estudiantes permite registrar información básica sobre cada estudiante, como nombre completo, fecha de nacimiento, dirección, datos de contacto, identificación del estudiante, información médica relevante y otros detalles personales.
Almacena el historial académico de cada estudiante, incluyendo calificaciones pasadas, promedios, registros de asistencia, participación en actividades extracurriculares, premios y reconocimientos, entre otros datos relevantes.
Los administradores y los profesores pueden utilizar el módulo para asignar estudiantes a clases específicas y horarios, lo que facilita la organización y planificación del horario escolar.
La plataforma de notas para colegios, además de almacenar los datos personales, también puede incluir información demográfica sobre los estudiantes, como género, grupo étnico, idioma principal, nivel socioeconómico, entre otros datos útiles para el análisis y la planificación educativa.
Este módulo permite la creación y gestión de grupos y secciones de estudiantes, para facilitar la organización de los estudiantes en clases, grupos de trabajo, equipos deportivos, clubes estudiantiles, entre otros.
El módulo de gestión de estudiantes es esencial ya que facilita la administración eficiente de la información de los estudiantes.
Módulo de Gestión de horarios
Diseñado para facilitar la creación, administración y distribución de los horarios de clases. Permite crear horarios de clases para cada grado, grupo o sección. Pueden asignar profesores, asignaturas y aulas específicas a intervalos de tiempo determinados.
Los administradores pueden asignar profesores a clases y períodos específicos mediante este módulo. Esto asegura que cada clase tenga un instructor designado y que los profesores tengan horarios claros.
Además de asignar profesores, el módulo también permite asignar aulas específicas para cada clase en un momento dado. Esto ayuda a gestionar suficiente espacio y recursos para cada sesión de clase.
El módulo debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios, como ajustes en los horarios de clases debido a eventos especiales, cambios en el personal docente, o modificaciones en las asignaturas ofrecidas.
Los estudiantes y profesores pueden acceder fácilmente a sus horarios a través de la plataforma. Esto puede presentarse en formato de calendario semanal o diario, mostrando las clases, los profesores y las aulas correspondientes.
Si se realizan cambios en los horarios, la plataforma puede enviar notificaciones automáticas a estudiantes y profesores afectados.
Módulo de Registro de personal
Esta diseñado para mantener un registro de todos los empleados de la institución educativa, tanto el personal docente como el administrativo.
Permite ingresar y almacenar información detallada sobre cada miembro del personal, incluyendo nombre completo, información de contacto, fecha de contratación, puesto, cualificaciones, formación, experiencia laboral y cualquier otro dato relevante.
Los administradores pueden utilizar el módulo para gestionar la información del personal, actualizar registros cuando sea necesario y garantizar que la información sea precisa y actualizada en todo momento.
El módulo de registro de personal permite asignar roles y responsabilidades específicas a cada miembro del personal. Esto puede incluir la asignación de asignaturas a profesores, roles administrativos a miembros del personal de apoyo, responsabilidades de supervisión a directores, entre otros.
Los horarios de trabajo y los calendarios de los empleados pueden gestionarse a través de este módulo. Los administradores pueden programar los horarios de trabajo de los empleados, registrar ausencias, solicitar vacaciones y realizar otros ajustes según sea necesario.
Algunas plataformas integran funciones de gestión de nómina dentro del módulo de registro de personal, lo que permite calcular y gestionar los salarios, las deducciones, los impuestos y otros aspectos relacionados con la remuneración del personal.
El módulo puede incluir funciones para realizar un seguimiento de la formación y el desarrollo profesional de los empleados, registrar cursos de capacitación completados, certificaciones obtenidas y otros logros relacionados con el desarrollo profesional.
Módulo de Gestión financiera
El módulo de gestión financiera en una plataforma de notas para colegios es un modulo realmente muy importante, ya que el seguimiento de los aspectos financieros de la institución educativa.
El módulo permite llevar registros contables precisos de los ingresos y gastos de la institución educativa. Esto incluye la contabilización de matrículas, tarifas de inscripción, cuotas mensuales, donaciones, subvenciones, salarios del personal, gastos operativos y otros costos asociados con la gestión escolar.
Da la posibilidad de crear y gestionar presupuestos para diferentes áreas de la institución, como programas académicos, instalaciones, personal, actividades extracurriculares, entre otros. Los administradores pueden establecer objetivos financieros y monitorear el rendimiento real frente al presupuesto planificado.
Facilita el proceso de facturación y cobro de pagos a estudiantes y padres. Puede generar automáticamente facturas para matrículas, cuotas escolares u otros cargos, y facilitar opciones de pago en línea para la conveniencia de los padres.
Permite gestionar el proceso de matriculación de nuevos estudiantes, incluyendo la evaluación de tarifas de matrícula, la asignación de plazos de pago y la confirmación de la matrícula.
Proporciona informes financieros detallados que ofrecen una visión general de la salud financiera de la institución educativa. Estos informes pueden incluir estados de resultados, balances, flujos de efectivo, análisis de tendencias financieras y otros datos relevantes para la toma de decisiones financieras.
El módulo de gestión financiera puede incluir funciones de auditoría interna para garantizar la integridad y precisión de los registros financieros. Además, puede ayudar a cumplir con las normativas y regulaciones financieras aplicables a la gestión escolar.
Algunas plataformas pueden integrar funciones para gestionar programas de becas y ayuda financiera para estudiantes necesitados.
El módulo de gestión financiera puede integrarse con sistemas de contabilidad externos para facilitar la transferencia de datos financieros entre la plataforma de gestión escolar y el sistema contable utilizado por la institución educativa.
Sobre las Plataformas de Notas para Colegios
En el mercado existen múltiples opciones de plataformas de notas y gestión general de instituciones educativas. Entre ellas se destacan aquellas que permiten el acceso desde dispositivos móviles y trabajan en la nube.
Gracias a que existe una amplia variedad de plataformas, las licencias mensuales son bastante económicas y competitivas.
Algunas de las plataformas de las que se hablan en este articulo, pueden que tengan mas o menos módulos de los mencionados. Los módulos de los que se hablo en este articulo, son solo algunos ejemplos de los mas comunes que pueden encontrarse en las plataformas de notas para colegios y no significa que todas las plataformas los incluyan.
La disponibilidad y la funcionalidad específica pueden variar según el proveedor de la plataforma y las necesidades particulares de la institución educativa.